Was ist eine Displacement-Rechnung?
Die Displacement-Rechnung vergleicht, was eine Gruppe einbringt, mit dem, was sie verdrängt. Sie beantwortet nicht die Frage „Ist diese Rate gut?", sondern die einzig richtige: „Ist diese Gruppe besser als das Geschäft, das ich für dieselben Zimmer sonst bekommen hätte?"
Der Unterschied ist entscheidend. Eine Gruppenrate von CHF 140 klingt schwach neben einer BAR von CHF 195 — und ist trotzdem die bessere Wahl, wenn das Haus an diesen Tagen ohnehin nur zu 55 Prozent gelaufen wäre. Umgekehrt kann dieselbe Rate ein teurer Fehler sein, wenn sie eine Messewoche blockiert.
Die Formel
Netto-Gruppenertrag − verdrängter Transient-Ertrag = Entscheidungswert
Ist der Wert positiv, ist die Gruppe wirtschaftlich sinnvoll. Ist er negativ, kostet sie Geld — unabhängig davon, wie voll das Haus danach aussieht.
Beide Seiten müssen dabei netto gerechnet werden: bei der Gruppe nach Provisionen und Nachlässen, beim Einzelgeschäft nach Distributionskosten. Wer die Gruppenrate brutto gegen die BAR brutto stellt, vergleicht zwei verschiedene Dinge.
Schritt 1: Die Nachfrageprognose für den Zeitraum
Zuerst brauchen Sie eine ehrliche Antwort auf die Frage: Wie voll wäre das Haus an diesen Tagen ohne die Gruppe? Grundlage sind der aktuelle Pick-up, dieselben Wochentage im Vorjahr und bekannte Sondereffekte.
Diese Prognose entscheidet alles Weitere. Bei erwarteten 50 Prozent Auslastung verdrängt eine 20-Zimmer-Gruppe in einem 60-Zimmer-Haus praktisch nichts. Bei erwarteten 85 Prozent verdrängt sie fast Zimmer für Zimmer.
Schritt 2: Den Gruppenertrag netto rechnen
Nicht nur das Logis. Zum Gruppenertrag gehören alle Umsätze, die ohne die Gruppe nicht entstünden:
Zimmerumsatz zur Gruppenrate
Frühstück und Verpflegung, soweit nicht in der Rate enthalten
Tagungsräume und Technik
Bankett, Getränke, Transfers
Davon ab gehen Vermittlerprovisionen, Freiplätze („eine Person frei je 20 zahlende") und der zusätzliche Handling-Aufwand. Was übrig bleibt, ist der Wert, mit dem gerechnet wird.
Schritt 3: Den verdrängten Ertrag rechnen
Verdrängt wird nur, was Sie ohne die Gruppe tatsächlich verkauft hätten — nicht die theoretisch verfügbare Kapazität.
Erwartete Auslastung | Verdrängte Zimmer bei 20 Gruppenzimmern | Anzusetzender Ertrag |
|---|---|---|
unter 60 % | praktisch keine | ~0 |
60–75 % | ein Teil | anteilig, Netto-ADR |
über 85 % | nahezu alle | 20 × Netto-ADR |
Der anzusetzende Preis ist nicht die BAR, sondern die erwartete Netto-ADR des Zeitraums — also das, was Sie realistisch erzielt hätten, nach Abzug von OTA-Provisionen und Vertriebskosten.
Rechenbeispiel
Ein Haus mit 60 Zimmern, Anfrage über drei Nächte, 20 Zimmer pro Nacht.
Gruppe: 60 Zimmernächte × CHF 140 = CHF 8'400 Logis. Dazu Tagungspauschale und Bankett von CHF 4'200. Abzüglich Provision von 8 Prozent auf das Logis (CHF 672) bleiben CHF 11'928.
Verdrängung: Erwartete Auslastung ohne Gruppe 72 Prozent, erwartete Netto-ADR CHF 168. Verdrängt werden schätzungsweise 34 der 60 Zimmernächte: 34 × CHF 168 = CHF 5'712.
Entscheidungswert: CHF 11'928 − CHF 5'712 = + CHF 6'216. Die Gruppe lohnt sich deutlich.
Dieselbe Anfrage in einer Messewoche mit erwarteten 92 Prozent Auslastung und Netto-ADR CHF 290: Verdrängung 58 × CHF 290 = CHF 16'820. Entscheidungswert: − CHF 4'892. Dieselbe Gruppe, dieselbe Rate — und eine klare Absage.
Was die Rechnung nicht abbildet
Die Zahl ist die Grundlage, nicht das ganze Bild. Drei Faktoren gehören zusätzlich abgewogen:
Wiederkehrende Gruppen sind mehr wert als der einmalige Deckungsbeitrag. Ein Firmenkunde, der jährlich dreimal kommt, rechtfertigt eine knappere Kalkulation als eine einmalige Reisegruppe.
Schulternächte können eine schwache Anfrage retten. Eine Gruppe, die von Sonntag bis Dienstag bleibt, füllt genau die Tage, an denen das Haus sonst leer steht.
Betriebliche Belastung ist real. Eine grosse Gruppe zum Frühstück kann Einzelgäste verärgern — das taucht in keiner Rechnung auf, aber später in den Bewertungen.
Die Entscheidungsschwelle
Als Faustregel: Bei erwarteter Auslastung unter 60 Prozent ist fast jede Gruppe über den variablen Kosten sinnvoll. Zwischen 60 und 85 Prozent entscheidet die Rechnung. Über 85 Prozent muss die Gruppenrate auf oder über der erwarteten Netto-ADR liegen — sonst verkaufen Sie Ihre wertvollsten Nächte unter Wert.
Besondere Vorsicht gilt bei langfristigen Kontingenten, die Spitzentermine überlappen: Sie sind der häufigste Grund, warum ein Haus in der stärksten Woche des Jahres zu Vertragskonditionen ausverkauft ist.
Häufige Fragen
Ab welcher Grösse lohnt sich eine Displacement-Rechnung?
Sobald die Anfrage mehr als etwa zehn Prozent Ihrer Kapazität für den Zeitraum belegt. Darunter ist der Verdrängungseffekt meist zu klein, um die Rechnung zu rechtfertigen. Bei Terminen mit erwarteter Hochnachfrage lohnt sie sich schon bei kleineren Gruppen — dort ist jedes Zimmer wertvoll.
Welchen Preis setze ich für das verdrängte Geschäft an?
Die erwartete Netto-ADR des Zeitraums, nicht die BAR. Die BAR ist ein Listenpreis, den nur ein Teil der Gäste zahlt. Realistisch ist der Durchschnittspreis, den Sie an vergleichbaren Tagen tatsächlich erzielt haben — abzüglich der Distributionskosten der Kanäle, über die dieses Geschäft gekommen wäre.
Zählt der Frühstücksumsatz zum Gruppenertrag?
Nur, wenn er zusätzlich anfällt und nicht bereits in der Rate enthalten ist. Wichtig ist die Gegenrechnung: Auch das verdrängte Einzelgeschäft hätte Frühstück konsumiert. Sauber ist es deshalb, auf beiden Seiten entweder mit oder ohne Nebenumsätze zu rechnen — Hauptsache konsistent.
Wie gehe ich mit Optionen und Vorreservierungen um?
Optionen blockieren Zimmer, ohne Umsatz zu sichern. Setzen Sie kurze Optionsfristen und ziehen Sie sie konsequent nach. Eine Gruppe, die seit sechs Wochen 25 Zimmer in einer starken Woche blockiert und sich nicht entscheidet, kostet Sie genau das Geschäft, das die Displacement-Rechnung als Verdrängung ausweist.
Sollte ich Gruppen in Hochnachfrage grundsätzlich ablehnen?
Nein, aber nur zum richtigen Preis annehmen. In Spitzenzeiten muss die Gruppenrate mindestens die erwartete Netto-ADR erreichen — häufig darüber, weil Gruppen Flexibilität kosten. Eine begründete Absage ist dann keine verpasste Chance, sondern eine bewusste Entscheidung für das ertragreichere Geschäft.
